Pengertian Event Organizer by BMX EVENT ORGANIZER
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola
suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang
diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah
pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan
berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga
bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah
di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan,
maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya;
kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,
kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah
yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan
dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk
badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu
skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam
pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah
pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di
percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru,
pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan
dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di
sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian
(in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi,
dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila
dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka
selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan.
Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun
kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya
akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk
mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan
strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam
rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang
sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global
(update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan
dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani
melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika
perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
Jelas itu sangat
penting, karena itulah sebuah Event Organizer harus memiliki ide-ide
kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa.
Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan
tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat.
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4.
Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya
(Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8.
Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan
seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
1.
Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang
akan dilakukan di event tersebut, misalnya stage manager, seksi
perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Catatan Tambahan dari Kepompong Pijar:
Penyelenggara Acara (EO) dan Pelaksana Acara (team EO)
Penyelenggara
Acara (EO) adalah jasa penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar,
perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap penyelenggara acara
biasanya menunjuk team pelaksana acara.
Penyelenggara Acara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara.
Penyelenggara acara membentuk team kecil untuk kelancaran acara.
Tugas
Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena
keterbatasan sumber daya, jarak klien dengan lokasi acara atau waktu
yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan
alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus
daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah
Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event
Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis
memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara
sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian
acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi,
dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan
membuat acara."
Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer
ditentukan oleh adanya persiapan yang matang sebuah EO dengan teamnya.
Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan penting dan
rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional
kerja EO tentu memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat
dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat
menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar
kecilnya sebuah acara.
Melalui konsep yang baik tentunya turut
merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada beberapa cara yang dapat
dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.
Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:
1.
Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan
yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer
2.
Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian
dipresentasikan kepada klien (perusahaan), dan hasil kesepakatan akan
menunjuk EO kapan mulai bergerak.
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer
Terakhir
dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah
budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan
bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut
besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana
terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan
tujuan dari dibuatnya acara tersebut. Keterbukaan dalam hal budget akan
berpengaruh besar bagi suksesnya sebuah acara/event.
Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
MICE
: Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O.
yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk
pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu
client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan,
peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi
langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
Penyelenggara
Ulang Tahun/Rapat/Seminar: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun
termasuk untuk anak-anak/seminar dan penguasaan materi.
Team
Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan
intensitas perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian
tugas (penanggung jawab sub bidang tugas), antara lain:
- menentukan tempat/lokasi acara
- menentukan undangan langsung maupun tak langsung (brosur)
- tata ruang acara
- perlengkapan acara
- persiapan materi acara
- catering
- merchandise
- EO bertanggung jawab penuh atas keberhasilan/kegagalan sebuah acara.
- EO harus mempersiapkan sedikitnya 3 team pelaksana untuk menghindari kegagalan acara.
Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong berhasil/tidaknya sebuah acara.
Demikian, semoga bermanfaat.
1.
Buatlah Proposal yang menarik, unik, dan tipis. Karena perusahaan lebih memilih
isi proposal yang to the point.
