Masukkan teks disini
Minggu, 14 Desember 2014
Gladagsari Fair 2014 Part 1
Cuplikan Gladagsari fair 2014
Kalau agan mau pantengin cuplikan Gladagsari fair 2014 yang lain Klik Link ini. "GLADAGSARI FAIR 2014 part 2"
Jumat, 12 Desember 2014
GLADAGSARI FAIR 2015
GLADAGSARI FAIR 2015 BY BMX EVENT ORGANIZER AND GLADAGSARI PUBLIC
Come join us!!!
Sponsorsip
Pemain band
Reog pleyer
Hadroh pleyer
Black pleyer
&all
Come join us!!!
Sponsorsip
Pemain band
Reog pleyer
Hadroh pleyer
Black pleyer
&all
Acara selama 2minggu 24januari -8februari
tolong bantu share
Yg mo ikut daftar di no ini
PESERTA TERBATAS
-Cp sponsorship # 085642447777
tolong bantu share
Yg mo ikut daftar di no ini
PESERTA TERBATAS
-Cp sponsorship # 085642447777
-Cp Puplikasi & stand bazar
# 085786949194
# 085786949194
-cp festival drumblack = 085741214616
-cp festival hadroh = 085642134448
-cp festival reog = 085287563351
-CP FESTIVAL band = 085647798963
*cp Teknis acara/pasar malam
085647072226
085647072226
Pin bb all cp by request
Cara membuat proposal sponsorship
Cara membuat proposal sponsorship by BMX EVENT ORGANIZER
hmm, enggak usah panjang lebar kita membahas soal IPK, sekarang kita mau bahas tentang Mahasiswa yang punya jiwa berorganisasi, dan biasanya mereka melaksanakan event event yang keren dan jelas semua itu berhubungan dengan acara dan anggaran (UUD). pertanyaannya gimana sih kita sebagai anak organisasi bisa mendapatkan mensukseskan event tanpa harus mengeluarkan isi dompet sendiri ? biasanya semua itu akan kita ajukan kepada Sponsorsip, tapi kawan minta bantan ke Sponsor jangan dianggap sepele ya, jangan cuman lewat surat apalagi lewat sms yaaaa. Lebih tepatnya kita wajib mengajukan melalui Proposal.
1.
Buatlah Proposal yang menarik, unik, dan tipis. Karena perusahaan lebih memilih
isi proposal yang to the point.
hmm, enggak usah panjang lebar kita membahas soal IPK, sekarang kita mau bahas tentang Mahasiswa yang punya jiwa berorganisasi, dan biasanya mereka melaksanakan event event yang keren dan jelas semua itu berhubungan dengan acara dan anggaran (UUD). pertanyaannya gimana sih kita sebagai anak organisasi bisa mendapatkan mensukseskan event tanpa harus mengeluarkan isi dompet sendiri ? biasanya semua itu akan kita ajukan kepada Sponsorsip, tapi kawan minta bantan ke Sponsor jangan dianggap sepele ya, jangan cuman lewat surat apalagi lewat sms yaaaa. Lebih tepatnya kita wajib mengajukan melalui Proposal.
Baik
kawan, Sekarang LPMU mau berbagi Tips cara Membuat Proposal untuk Sponsorship.
1.
Buatlah Proposal yang menarik, unik, dan tipis. Karena perusahaan lebih memilih
isi proposal yang to the point.
2. di bagian pendahuluan memiliki isi maximal 3 paragraf,
isi 3 paragraf di pendahuluan itu udah termasuk latar belakang, alasan acara
kamu dan profil singkat.
3. Tujuan, Tulis kenapa acara kamu diadakan. naah minimal 1
paragraf.
4. Lanjut ke bagian general Information; Tulis Informasi
umum yang perlu diketahui oleh pihak perusahaan terkait acara yang kamu ajukan.
Terdiri dari tempat, waktu, sasaran acara dan target peserta.
5. Lanjut ke detail acara, pengisi acara dan anggaran.
di anggaran tidak perlu dicantumkan secara detail hingga
berapa jumlah kertas yang akan digunakan.
6. Masuk ke kategori sponsor bikin aja tabel mudah dibaca
dan dipahami dan lanjut ke paket sponsor. Di paket sponsor, buatlah khusus
untuk perusahaan medioker, dimana ia akan mendapatkan kontrapersi sesuia dengan
pilihan.
7. Bagian Co partnership. bisa kamu isi kerjasama media,
barter konsumsi panitia, kaos panitia, baksos dll.
8. Di bagia penutup, tunjukkin bahwa acara kamu akan
berhasil dan bermanfaat serta ucapan terima kasih.
9. Jangan lupa cantumkan contact person. Berisi alamat,
email, nomor telp, website.
10. Di proposal kamu jangan lupa dikemas dalam
bentuk eye catching dan mudah untuk dibaca. eye catching maksudnya unik,
kreatif, dan punya daya tarik untuk dibaca.
11. Jangan cantumkan struktur kepanitian beserta nama lengkap seluruh panitia. kenapa ? karena pihak perusahaan tidak mau repot untuk menghafal semua nama kepanitian acara kamu.
11. Jangan cantumkan struktur kepanitian beserta nama lengkap seluruh panitia. kenapa ? karena pihak perusahaan tidak mau repot untuk menghafal semua nama kepanitian acara kamu.
Ok. sekarang waktunya kawan kawan bisa action
dan membuat acara yang lebih bermanfaat.
Syarat Syarat membuat Event Organizer
Syarat Syarat membuat Event Organizer
Event organizer adalah jasa penyelenggaraan kegiatan dan
merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana meyelenggarakan
sebuah event. Sebuah EO juga harus berani mengajukan sebuah ide baru
yang kreatif dan berbeda. Jika itu bisa diterima oleh klien serta
sukses, tentunya kemungkinan besar EO ini pun akan dipercaya untuk
memegang even-even berikutnya dan bahkan even dari klien baru lainnya.
Tantangan EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep acara dan break down kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema besar yang diangkat cukup menarik.
Makin sukses sebuah event yang dibuat akan semakin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa portofolio event, EO bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta.
Lalu syarat apa saja yang diperlukan untuk suksesnya sebuah event organizer hingga mencapai suatu tahap memiliki branding image ternama? Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer
1. Tetapkan Pasar atau Market Bisnis yang Akan Dituju
Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan kemana EO akan dibawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti konser musik, otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi (launching, munas, rakernas dll). Dan seiring berkembangnya perusahaan, EO bisa mengembangkan ke pasar yang lebih luas.
2. Ide Kreatif dan Inovatif
Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.
3. Perlu Punya Database
Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau EO harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.
EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
4. Bentuk Teamwork Yang Solid
Elemen yang menentukan juga maju tidaknya EO, pilih beberapa orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing, jangan terlalu banyak atau gemuk teamworknya, sedikit tapi punya kemampuan manajerial dalam memajukan EO, tapi akan bisa ditambah atau kita sesuaikan dengan situasu kondisi, misal ada sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan kita cari tenaga tambahan yg part time bersifat, dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.
5. Kemampuan Menjual
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka.
6. Berpikir Detail
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang telah disepakati.
7. Pembagian Job Description yang Jelas
Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan dengan baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep yang disepakati. Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job description masing-masing dan harus melaporkan progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal ini untuk mengetahui tingkat kesiapan setiap event, karena sukses tidaknya suatu event sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan kerjasama antar teamwork.
8. Buat Schedule atau Jadwal Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan
Karena EO sudah menuju profesional jadwal kegiatan harus sudah ada untuk setahun ke depan karena inilah faktor utama mendapatkan hasil atau profit. Agar masyarakat tidak jemu kemas kegiatan dan buat berbeda tiap bulan.
9. Modal usaha Event Organizer yang cukup
Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat kantor.
10. Ikuti Wadah Organisasi
Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat membantu perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi pengalaman dan saling bertukar pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam bentuk lainnya.
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal.
Tantangan EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep acara dan break down kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema besar yang diangkat cukup menarik.
Makin sukses sebuah event yang dibuat akan semakin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa portofolio event, EO bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta.
Lalu syarat apa saja yang diperlukan untuk suksesnya sebuah event organizer hingga mencapai suatu tahap memiliki branding image ternama? Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer
1. Tetapkan Pasar atau Market Bisnis yang Akan Dituju
Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan kemana EO akan dibawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti konser musik, otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi (launching, munas, rakernas dll). Dan seiring berkembangnya perusahaan, EO bisa mengembangkan ke pasar yang lebih luas.
2. Ide Kreatif dan Inovatif
Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.
3. Perlu Punya Database
Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau EO harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.
EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
4. Bentuk Teamwork Yang Solid
Elemen yang menentukan juga maju tidaknya EO, pilih beberapa orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing, jangan terlalu banyak atau gemuk teamworknya, sedikit tapi punya kemampuan manajerial dalam memajukan EO, tapi akan bisa ditambah atau kita sesuaikan dengan situasu kondisi, misal ada sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan kita cari tenaga tambahan yg part time bersifat, dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.
5. Kemampuan Menjual
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka.
6. Berpikir Detail
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang telah disepakati.
7. Pembagian Job Description yang Jelas
Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan dengan baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep yang disepakati. Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job description masing-masing dan harus melaporkan progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal ini untuk mengetahui tingkat kesiapan setiap event, karena sukses tidaknya suatu event sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan kerjasama antar teamwork.
8. Buat Schedule atau Jadwal Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan
Karena EO sudah menuju profesional jadwal kegiatan harus sudah ada untuk setahun ke depan karena inilah faktor utama mendapatkan hasil atau profit. Agar masyarakat tidak jemu kemas kegiatan dan buat berbeda tiap bulan.
9. Modal usaha Event Organizer yang cukup
Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat kantor.
10. Ikuti Wadah Organisasi
Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat membantu perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi pengalaman dan saling bertukar pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam bentuk lainnya.
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal.
Pengertian Event Organizer
Pengertian Event Organizer by BMX EVENT ORGANIZER
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah
di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan,
maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya;
kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,
kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah
yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah Event Organizer harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat.
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misalnya stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Catatan Tambahan dari Kepompong Pijar:
Penyelenggara Acara (EO) dan Pelaksana Acara (team EO)
Penyelenggara Acara (EO) adalah jasa penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar, perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap penyelenggara acara biasanya menunjuk team pelaksana acara.
Penyelenggara Acara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara.
Penyelenggara acara membentuk team kecil untuk kelancaran acara.
Tugas Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya, jarak klien dengan lokasi acara atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara."
Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang sebuah EO dengan teamnya. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan penting dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional kerja EO tentu memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.
Melalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.
Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:
1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien (perusahaan), dan hasil kesepakatan akan menunjuk EO kapan mulai bergerak.
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer
Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut. Keterbukaan dalam hal budget akan berpengaruh besar bagi suksesnya sebuah acara/event.
Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun/Rapat/Seminar: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak/seminar dan penguasaan materi.
Team Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan intensitas perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas (penanggung jawab sub bidang tugas), antara lain:
- menentukan tempat/lokasi acara
- menentukan undangan langsung maupun tak langsung (brosur)
- tata ruang acara
- perlengkapan acara
- persiapan materi acara
- catering
- merchandise
- EO bertanggung jawab penuh atas keberhasilan/kegagalan sebuah acara.
- EO harus mempersiapkan sedikitnya 3 team pelaksana untuk menghindari kegagalan acara.
Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong berhasil/tidaknya sebuah acara.
Demikian, semoga bermanfaat.
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah
di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan,
maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya;
kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,
kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah
yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah Event Organizer harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat.
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misalnya stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Catatan Tambahan dari Kepompong Pijar:
Penyelenggara Acara (EO) dan Pelaksana Acara (team EO)
Penyelenggara Acara (EO) adalah jasa penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar, perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap penyelenggara acara biasanya menunjuk team pelaksana acara.
Penyelenggara Acara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara.
Penyelenggara acara membentuk team kecil untuk kelancaran acara.
Tugas Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya, jarak klien dengan lokasi acara atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara."
Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang sebuah EO dengan teamnya. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan penting dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional kerja EO tentu memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.
Melalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.
Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:
1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien (perusahaan), dan hasil kesepakatan akan menunjuk EO kapan mulai bergerak.
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer
Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut. Keterbukaan dalam hal budget akan berpengaruh besar bagi suksesnya sebuah acara/event.
Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun/Rapat/Seminar: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak/seminar dan penguasaan materi.
Team Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan intensitas perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas (penanggung jawab sub bidang tugas), antara lain:
- menentukan tempat/lokasi acara
- menentukan undangan langsung maupun tak langsung (brosur)
- tata ruang acara
- perlengkapan acara
- persiapan materi acara
- catering
- merchandise
- EO bertanggung jawab penuh atas keberhasilan/kegagalan sebuah acara.
- EO harus mempersiapkan sedikitnya 3 team pelaksana untuk menghindari kegagalan acara.
Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong berhasil/tidaknya sebuah acara.
Demikian, semoga bermanfaat.
